化工學院團學文件檔案管理規範

    為積極響應院黨委關于加強檔案管理工作的意見和要求，進一步規範團學文件檔案管理工作，提高檔案管理水平，有效保護和利用檔案，充分發揮檔案的作用和價值，保證團學各項工作、服務的有序開展，特制訂團學文件檔案管理規範。

一、提高對檔案管理工作的認識

（一）認識檔案管理工作的重要性。

檔案是在團委日常工作和大型活動中形成的，對團委今後工作具有保存價值和指導意義的各類文字、圖表、聲像等不同形式、載體的曆史記錄，是記錄團委工作發展的重要依據。做好檔案管理工作是團委日常工作的一個重要組成部分，是提高團委工作效率和工作質量的一個有力保障，是衡量團委工作業績和管理水平的一個重要尺度。團學組織要高度重視檔案管理工作。

（二）認識檔案管理工作的迫切性。

檔案是當前工作的真實記錄，是證實團委工作發展的重要依據，展現了團委工作的曆史軌迹，可以為未來提供借鑒和參考，是不可再生的寶貴财富，因此一旦在檔案管理工作中出現疏忽和遺漏，就會為未來檔案的查閱、工作的借鑒等帶來不可彌補的損失，要高度重視檔案管理，認識到這項工作的迫切性。

二、團學文件檔案工作要求

檔案管理必須嚴格遵守操作規範，從檔案的收集、整理和編目、保管以及檔案的利用服務等四個方面做好各項管理工作。同時，要不斷更新檔案管理理念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，對團學成員進行必要地培訓，對檔案管理工作做好科學合理地分工，切實保障團學檔案管理工作的規範性和及時性。

（一）檔案的收集

文件檔案文件資料收集範圍包括以下内容。

1、學校團委傳達的決定、決議、指示、條例、規定、計劃等重要文件材料。

2、學院重要會議材料，包括會議通知、報告、領導講話、典型發言、會議記錄、現場照片、會議總結、新聞稿等内容。

3、學院重大活動資料，包括活動策劃、活動預算及報銷表、主持稿、活動現場照片、音視頻資料、活動評分表、活動總結、PPT、推送稿等内容。

4、各部門内部文件，包括評分細則、運營機制、考評流程、部門工作記錄、音視頻資料等。

5、學生社團活動情況，可以包含社團曆史沿革、大事記及活動的簡報、照片，印發的通知、規定、條例、通報等文件材料。

6、涉及資金、物資的部門，需要對财産、物資、檔案交接憑證。

7、團學骨幹的考核獎懲情況記錄。

8、其他應當保管的文件資料。

（二）檔案的整理和編目

1、檔案材料要整潔，不能殘缺不全

2、按要求和分類存檔，不能雜亂無章

3、嚴格執行立卷歸檔及等級制度

4、檔案收集整理工作由學委會負責

（三）團學檔案的分類及相關内容要求

團學檔案分類及編目需嚴格按照開學初已列框架整理歸檔，具體如下：

1、日常工作檔案

分為制度文件類、會議記錄類、工作計劃類、工作總結類及其他，共計五類。有關内容的文件分類如下：

l  制度文件類

文件（包括校團委下發的文件，相關部門下發的活動通知等，教室申請表、活動預算申報表、活動現場簽到表、通知文件模闆、獎狀模闆等）必須保存有電子檔及紙質檔，其中電子檔每月最後一周結束前上傳至網盤相關文件夾内。

l  會議記錄類

各個部門根據各自部門會議情況，内容包括會議時間、會議地點、會議内容、會議簽到等情況。每月30日把本部門當月部門例會相關文件電子版整理上傳至網盤相應文件夾；辦公室負責的紙質版會議記錄和會議簽到直接進行存檔。

l  工作計劃類

各部門每學期工作開始前（開學前1-2周）都應向團委上交一份本學期詳細工作計劃，做出本部門在未來一學期内的各項工作初步設想與安排。此工作計劃經學院團委審核建議下修改完後，電子版保留存檔，紙質版作為本部門日後開展活動的重要依據，并在學期末歸檔。

l  活動資料類

各部門組織活動應當提前制定活動通知和計劃書（策劃書），并于活動結束後及時做出活動總結，并把活動通知、活動策劃、工作總結、活動新聞稿等文件于活動結束後一周内整理完善，電子版及時上傳網盤。活動開始前交于學委會的紙質版策劃及預算申請表，以及活動結束後交于學委會的報銷申請表紙質文件全部進行歸檔保存。

l  工作記錄類

各部門于學期末要上交部門各項工作的詳細記錄（活動彙總表），各部門須遞交一份詳細的工作總結，内容應介紹階段工作内容及工作經驗教訓，并存入檔案，對下一學期工作起到督促作用。

2、團學成員檔案

l  團學骨幹各學期的工作總結

l  團學成員考核與獎懲

l  團學委員、主席團及各部門部長團、成員的基本信息

（四）檔案的保管

電子版檔案資料統一上傳到網盤，紙質版檔案資料歸入實驗六樓133辦公室檔案櫃存檔。

三、團學文件檔案管理細則

為加強團學檔案管理制度的系統性，完整性和科學性，使團學工作形成一定的曆史資料，規範各部門各類文件資料的管理，利于查詢借閱及其他相關工作的有效開展，所有團學骨幹都需遵守以下原則：

1、每屆團學換屆之前需整理本學年檔案資料(依照目錄分類整理)，經學委會審核無誤後，将文件檔案資料轉交下一屆團學骨幹。

2、辦公室職責：每學期初，收集整理團學各部門最新基本信息，彙總整理并及時存檔。每學期末，統計、整理、彙總團學考評資料及結果，并及時存檔。

3、學委會職責：學委會部門秘書組織各部門定期開展每月一次文件檔案資料整理與審核工作，部門秘書審核無誤後的文件檔案方可上傳至網盤歸檔。

3、遇有團學幹部工作調動或離任時，要及時報于團委老師和學委會備案，并将其相關記錄更新或調整。

4.“院團學骨幹成員登記表”、“院團學成員通訊錄”、“部門績效考評表”、“委員考核表”、“部長考評表”“幹事考核表”等重要表格必須存檔。

5、檔案要做到格式規範、内容完備、條理清楚，紙質版的應用黑色簽字筆工整書寫。

6、檔案一旦遺失，相關部門人員應立即上報學院團委并及時挽回損失。

7、學委會和辦公室人員将會定期整理核查檔案，并對存在問題的部門要求整改，多次違規部門将會在終期考核評定時扣除相應分數，以示警告。

共青團華東理工大學化工學院委員會

2018年12月