化工學院團學組織财務管理規範
一、總則
為進一步規範化工學院團學組織預算申請及報銷流程,加強學生活動經費管理和監督,根據學校财務規章制度要求,提升學院團學财務工作水平,特制定本辦法。
團學經費使用原則:實事求是、勤儉節約、統籌兼顧、專款專用。
二、财務工作流程
(一)預算申請
(二)報銷申請
三、一般報銷要求
所有團學活動預算須為經過學院團委審批的必要支出,方可報銷。報銷過程中需注意以下事項:
(一)報銷人必須取得相應的合法票據;
(二)報銷所需材料有:活動預算申請表、活動經費報銷單、日常費用報銷單、獎品簽收單、正規發票以及各類說明單;
(三)報銷金額在2000元以上的,還需提供紙質合同,合同需要雙方有效蓋章;
(四)線上購買及線下購買均可,但需商家提供正規發票;
(五)網購物資還需完整的訂單截圖,報銷時,一份訂單截圖用一張A4紙打印;
(六)申請報銷的物資經費需真實合理,申請報銷的所有物資須一并附上使用情況說明;
(七)非特殊活動不能夠買零食,食品節等活動除外。
四、發票要求
(一)發票信息要求
1、*名稱:華東理工大學;
2、*納稅人識别号:1210 0000 4250 1075 7A;
3、地址:梅隴路130号;
4、電話:填寫購貨單位的辦公室電話,便于聯系;
5、開戶銀行及賬号:農行徐彙區漕溪支行033296 0801 7003 862
6、發票内容:物資内容及數量需描述詳細,避免出現“活動用品”、“禮品”、“資料”、“耗材”等含義模糊的名詞。可在發票後附上銷售清單。發票中銷售方蓋章需要清晰可見。
7、發票背面需填寫信息:活動負責人及發票經辦人簽名、有負責老師的簽字、活動名稱、物資用途簡單說明(若發票背面為紫色,相關内容需寫在發票正面右上角)。
(二)可報銷的發票類型:
1、正規機打發票;
2、電子發票需打印後在發票正面标注“真實唯一”字樣;
3、教育超市的飲用水發票可報銷(須有擡頭與納稅人識别号) ;
4、定額發票需微信認證,蓋章字樣為華東理工大學的發票不可報銷;
5、僅禮品屋和助超開具的理貨單可用于報銷;
6、其他收據、非機打發票、手寫發票均無法報銷;
7、文印社的結算單可用于報銷。
(三)發票說明
1、對整個活動全部發票用途的情況說明;
2、對個别特殊發票的說明;
3、獎品簽收單、活動參與人員名單等。
五、車費報銷要求
(一)可報銷車票:
1、出訪活動相關的出租車、地鐵小額發票;
2、邀請嘉賓(校外)講座的出租車票;
3、集體出訪活動包車發票;
4、其他交通、食宿發票不可報銷。
(二)集體出訪發票須在發票後附上以下資料:
1、紙質租車合同;
2、乘車人完整名單。
六、大額報銷要求
大額報銷一般指金額大于2000的發票報銷。大于兩千的發票報銷兩種途徑:
(一)個人不付款,由學校直接轉賬,需上交資料:
1、紙質交易合同、發票背面留負責人姓名、電話;
2、登錄國家稅務總局進行發票查僞,驗證結果紙質版打印上交。
(二)個人付款→學校轉賬→商家返款,需上交資料(:
1、紙質交易合同、發票背面留負責人姓名、電話;
2、登錄國家稅務總局進行發票查僞,驗證結果紙質版打印上交;
3、支付寶或農行卡交易支付界面打印件,支付寶交易界面名稱必須與發票銷售方名稱一緻方可報銷。
(三)合同要求
1、金額超過2000的費用報銷就需提供紙質合同,合同需要雙方有效蓋章;
2、私人轉賬給商家後再申請由學校轉賬的交易合同,需商家在合同中加入“在學校轉賬之後按條款返款給個人”的條款。若此條無法實現,則須謹慎私人交易。
七、其他
(一)連号的發票屬于同一張發票,總金額需要加在一起
(二)所有表格均可在學校财務處網站下載:http://cwc.ecust.edu.cn下載專區
(三)本制度适用于化工學院團學組織所有部門及成員。
共青團華東理工大學化工學院委員會
2018年12月